POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ EXTERNE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

(ci-après « Politique »)

Mise à jour – 14 novembre 2023

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION
OBJET DE LA POLITIQUE
RESPONSABILITÉ RELATIVE À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
NATURE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS
Traitement des candidatures
Services et facturation
PRINCIPES DE GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Modalités
Qui peut consulter vos Renseignements Personnels?
Comment protégeons-nous vos Renseignements Personnels?
Consentement
UTILISATION
COMMUNICATION
Communication dans le cadre d’une transaction commerciale
Communication à des fins d’études, de recherche et de production de statistiques
CONSERVATION
DÉPERSONNALISATION
ANONYMISATION ET DESTRUCTION
DROITS RELATIFS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Droit d’accès par les personnes concernées
Exceptions au droit d’accès
Droit à la rectification
Droit de retrait
Demande visant à exercer l’un de ces droits
Frais applicables
INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
RECOURS ET PLAINTES

1. INTRODUCTION

Bienvenue sur le Site Internet de Groupe Paco (https://groupepaco.com/). En naviguant dans notre Site Internet, vous acceptez les modalités et conditions d’utilisation qui suivent. Si telle n’est pas votre intention, veuillez quitter le Site Internet.

Le « Groupe Paco » se spécialise dans le domaine du génie mécanique. Nous réalisons donc un grand nombre de projets, tous plus diversifiés les uns que les autres, avec des défis aussi innovants que singuliers.

Dans le cadre de ses activités, le Groupe Paco peut être amené à entrer en contact avec vos Renseignements Personnels. Le Groupe Paco prend très au sérieux la protection de votre vie privée et la sécurité de vos Renseignements Personnels. La présente Politique a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation, conservation et de destruction des Renseignements Personnels.

La présente Politique s’applique donc au « Site internet » du Groupe Paco :

https://groupepaco.com/;

L’acceptation de la Politique est une condition essentielle à l’usage ou l’utilisation de l’ensemble des services du Groupe Paco, sous réserve des cas prévus par la loi. En nous fournissant des Renseignements Personnels (par l’intermédiaire de notre Site Internet, des sites d’emplois, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique, et vous autorisez le Groupe Paco à utiliser ces informations aux fins y étant énoncées.

Par ailleurs, veuillez noter que le Site Internet du Groupe Paco ainsi que tout le contenu qui y est diffusé ou auquel il donne accès sont protégés par des droits d’auteur. Toute adaptation ou diffusion en sont interdites à moins d’avoir préalablement obtenu l’autorisation écrite de le faire par un représentant autorisé, et ce, pour un usage et une durée spécifique.

2. OBJET DE LA POLITIQUE

La présente Politique vise la protection des Renseignements Personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé définit un Renseignement Personnel comme tout renseignement concernant une personne physique et permettant, directement ou indirectement, de l’identifier (« Renseignement Personnel »).

Il peut donc s’agir de toute information sur un individu identifiable ou d’une information qui permet à une personne d’être identifiée. Un Renseignement Personnel peut inclure votre nom, votre prénom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ou toute autre information personnelle ou démographique.

Lors de la collecte de Renseignements Personnels et par la suite sur demande, le Groupe Paco vous informe des fins auxquelles les Renseignements Personnels sont recueillis, des moyens par lesquels les Renseignements Personnels sont recueillis, des droits d’accès et de rectification prévus par la loi, de votre droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des Renseignements Personnels recueillis.

3. RESPONSABILITÉ RELATIVE À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Groupe Paco est responsable de la protection des Renseignements Personnels qu’il détient. À ce titre, le Groupe Paco a établi et mis en œuvre des politiques et pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des Renseignements Personnels et propre à en assurer la protection, notamment la présente Politique. Celles-ci prévoient l’encadrement applicable à la conservation et à la destruction des Renseignements Personnels, les rôles et responsabilités des membres de son personnel tout au long du cycle de vie de ces Renseignements Personnels et un processus de traitement des plaintes relatives à la protection de ceux-ci.

Le Groupe Paco a donc désigné Philippe Laforest comme responsable de la protection des Renseignements Personnels afin de veiller au respect et à la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Dans la présente Politique, le terme « Responsable » s’entend de la personne désignée comme telle, ainsi que de toute personne à qui elle aura délégué en tout ou en partie cette fonction par écrit, le cas échéant.

Si vous avez des questions, des requêtes ou toute autre demande concernant l’interprétation ou l’application de la présente Politique, nous vous invitons à contacter le Responsable aux coordonnées suivantes :

Nom : Philippe Laforest

Courriel : info@groupepaco.com

Téléphone : 450 678 7226

Prenez note que l’ensemble des politiques et pratiques ont été approuvées par le Responsable. Le Groupe Paco s’engage à publier les informations détaillées au sujet de ces politiques et de ces pratiques en termes simples et clairs sur son Site Internet, et à les mettre à jour de temps à autre.

4. NATURE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Le Groupe Paco peut être amené à recueillir des Renseignements Personnels pour une pluralité de motifs. Il ne recueille que les Renseignements Personnels qui sont nécessaires aux fins déterminées dans la présente Politique.

Consultation du Site Internet et formulaires en ligne

La consultation de notre Site Internet ne nécessite pas d’inscription ni d’identification préalable. Elle peut s’effectuer sans que vous ne communiquiez de données nominatives vous concernant (nom, prénom, adresse, etc.). Nous ne procédons à aucun enregistrement de données nominatives pour la simple consultation du Site Internet.

En acceptant les conditions d’utilisation de notre Site Internet, vous consentez à ce que des données de connexion (par exemple, adresse IP) et des données de localisation (par exemple, pays de provenance) soient collectées. Ces données sont utilisées dans le but d’améliorer nos services et d’établir des statistiques d’utilisation. Ces données sont recueillies par le biais de témoins de connexion, ou Cookies.

Certains des outils électroniques que nous utilisons pour mieux répondre à vos questions prévoient la collecte de Renseignements Personnels afin de vous recontacter, entre autres à travers des formulaires sur les Sites Internet du Groupe Paco.

Vous pouvez être amené à compléter des formulaires en ligne sur notre Site Internet, notamment afin de recevoir l’infolettre du Groupe Paco ou de nous transmettre votre candidature. Lors de l’usage de nos formulaires en ligne, vous consentez à ce que nous recueillons des Renseignements Personnels dans le but de vous recontacter (nom et coordonnées, notamment courriel et/ou numéro de téléphones). À ces fins, nous vous invitons à remplir les champs obligatoires marqués d’une étoile (*) dans nos formulaires. La complétion des champs non-obligatoires est optionnelle, et demeure à votre discrétion, notamment en ce qui a trait à la réception de notre infolettre.

Veuillez noter que cette Politique ne s’applique pas aux différents liens et/ou liens de tierces parties sur nos Sites Internet, y compris, mais sans s’y limiter, les résultats de recherche et d’achat de biens et de services par l’intermédiaire de plates-formes de paiement tierces, de sociétés de cartes de crédit et autres fournisseurs. Ces sites sont détenus et gérés par des entreprises indépendantes sur lesquelles nous n’avons aucun contrôle et qui ne sont pas couvertes par cette Politique. Nous ne sommes pas responsables de leur contenu ni de leur collecte et utilisation d’informations.

b. Traitement des candidatures

Dans le cours de ses activités, le Groupe Paco est amené à évaluer les candidatures de plusieurs individus pour des postes à combler. Les candidatures comportent notamment les nom, prénom, coordonnées et CV des candidats. Les candidatures peuvent également contenir les noms, prénoms et coordonnées de personnes référentes d’anciens emplois, et résultats de tests psychométriques lorsqu’ils font partie du processus de recrutement.

Ces Renseignements Personnels sont recueillis à travers nos Sites Internet, adresses électroniques, téléphone, sites emplois et agences de recrutement partenaires.

c. Services et facturation

Afin de permettre de faire une estimation sur votre projet ou pour tout service envisagé, nous pouvons vous demander votre adresse postale ainsi que les coordonnées nécessaires à vous contacter (numéro de téléphone, adresse courriel).

Lorsque vous consentez à recevoir nos services, vous consentez également à ce que les Renseignements Personnels nécessaires à la réalisation de ceux-ci soient recueillis. Cela implique notamment la collecte de données bancaires permettant de facturer nos services (par exemple, chèque, numéro de carte bancaire, transfert bancaire).

Ces Renseignements Personnels pourront être recueillies par le biais de notre Site Internet, ou encore par voie téléphonique, électronique ou en personne par l’un de nos employés autorisés.

5. PRINCIPES DE GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

a. Modalités

Le Groupe Paco s’assure que tous les Renseignements Personnels sont traités selon un cycle de vie préétabli.

Prenez donc note que le Groupe Paco ne constitue un dossier sur une personne physique que lorsqu’il a un intérêt sérieux et légitime de le faire. Il ne recueille que les Renseignements Personnels pertinents à l’objet déclaré du dossier, et il ne les communique pas à des tiers ou ne les utilise pas à des fins incompatibles avec celles de la constitution du dossier. Le Groupe Paco ne portera non plus autrement atteinte à la vie privée ou à la réputation de la personne concernée dans la constitution ou l’utilisation du dossier.

Avant de prendre une décision relative à la personne concernée, le Groupe Paco veille à ce que les Renseignements Personnels détenus sur cette personne soient à jour et exact au moment de les utiliser. Ces Renseignements Personnels utilisés pour prendre une telle décision sont conservés pendant au moins un an suivant la décision.

Le Groupe Paco informe toute personne de ses droits d’accès et de rectification quant aux Renseignements Personnels les concernant, et leur communique la manière d’exercer ces droits lorsque requis par la loi, et ce, dans les délais prescrits.

b. Qui peut consulter vos Renseignements Personnels?

L’accès aux Renseignements Personnels au sein du Groupe Paco sera limité aux employés qui ont besoin de l’information pour s’acquitter de leurs tâches. Ces employés traiteront les Renseignements Personnels de façon strictement confidentielle et ne donneront accès à ces Renseignements Personnels à aucune personne non autorisée. Le niveau d’accès aux Renseignements Personnels sera accordé aux employés selon le principe du besoin de savoir.

La gestion des Renseignements Personnels tout au long de leur cycle de vie, notamment leur conservation ou leur destruction, s’effectue par les employés du Groupe Paco, ou par toute personne autorisée à le faire en respect des conditions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

c. Comment protégeons-nous vos Renseignements Personnels?

Dans toute organisation, le défaut de protéger les Renseignements Personnels peut accroître le risque d’atteinte à la vie privée. Ces atteintes peuvent entraîner divers problèmes comme entacher la réputation de la personne ou permettre la fraude ou un vol d’identité.

Le Groupe Paco prend donc les mesures de sécurité raisonnables propres à assurer la protection des Renseignements Personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits.

Nous protégerons les Renseignements Personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction, par des mesures administratives, techniques et physiques appropriées de sécurité et de protection.

Le niveau de protection accordé aux Renseignements Personnels dépend des éléments suivants :

Le degré de sensibilité des Renseignements Personnels;
La quantité, la distribution et le format de l’information;
La méthode de conservation.

Nous utilisons des réseaux sécurisés pour conserver les données afin de limiter les piratages ou fuites de données.

Bien que nous nous efforcions d’utiliser des moyens pour protéger vos Renseignements Personnels, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité absolue. Seules les communications ou transactions effectuées par le biais d’un système de chiffrement des données sont systématiquement sécurisées. Nous ne recommandons donc pas d’utiliser votre logiciel de messagerie afin de transmettre des Renseignements Personnels au Groupe Paco.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée dont nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation concerné, lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

Par ailleurs, le Groupe Paco ne communique de Renseignements Personnels à l’extérieur du Québec que si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontre que le Renseignement Personnel bénéficierait d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des Renseignements Personnels généralement reconnus. Une telle communication doit faire l’objet d’une entente écrite tenant compte des résultats de l’évaluation et, le cas échéant, des modalités convenues afin d’atténuer les risques identifiés dans le cadre de cette évaluation. Il en est de même lorsque le Groupe Paco confie à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte un tel Renseignement Personnel.

d. Consentement

Sauf dans les cas prévus par la loi, le Groupe Paco doit obtenir un consentement valable de la personne concernée avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer tout Renseignement Personnel. Lorsqu’il recueille votre consentement, le Groupe Paco s’assure que celui-ci est manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Lorsque possible, il vous sera demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs.

Dans la mesure du possible, nous essayons d’obtenir votre consentement avant de recueillir vos Renseignements Personnels. La forme du consentement peut varier selon les circonstances et le type de Renseignements Personnels recherchés. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne.

Lorsque la demande de consentement est faite par écrit, elle sera présentée distinctement de toute autre information communiquée à la personne concernée. Lorsque celle-ci le requiert, le Groupe Paco lui prête assistance afin de l’aider à comprendre la portée du consentement demandé.

Nous préférons obtenir un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne, par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour soumettre sa candidature, ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des Renseignements Personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables de la personne. Si nous voulons utiliser les Renseignements Personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Lorsque nous souhaitons utiliser ou communiquer un Renseignement Personnel sensible, nous devons obtenir votre consentement de façon expresse.

Un Renseignement Personnel est considéré comme sensible au sens de la présente Politique et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé lorsque, par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

Par ailleurs, le Groupe Paco ne collecte pas de Renseignements Personnels auprès des mineurs de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. En continuant sur le Site Internet du Groupe Paco ou en utilisant de l’ensemble des services du Groupe Paco, vous confirmez être âgé de 14 ans et plus ou être titulaire de l’autorité parentale ou tuteur autorisant la collecte des Renseignements Personnels au nom de la personne concernée.

Le consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il vous a été demandé.

6. UTILISATION

Nous n’utilisons vos Renseignements Personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour une utilisation conforme à ces fins, à moins du consentement de la personne concernée.

Un Renseignement Personnel peut toutefois être utilisé à une autre fin par le Groupe Paco sans le consentement de la personne concernée dans les seuls cas suivants:

Lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli, en ce qu’il y a un lien pertinent et direct avec les fins auxquelles le Renseignement Personnel a été recueilli;
Lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;
Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service demandé par la personne concernée;
Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et qu’il est dépersonnalisé.

Si le Groupe Paco utilise des Renseignements Personnels à des fins de prospection commerciale ou philanthropique, il doit s’identifier auprès de la personne à qui il s’adresse et l’informer de son droit de retirer son consentement à ce que les Renseignements Personnels la concernant soient utilisés à ces fins. Lorsque la personne concernée retire son consentement à une utilisation des Renseignements Personnels la concernant à une fin de prospection commerciale ou philanthropique, le Groupe Paco cessera de les utiliser ainsi.

7. COMMUNICATION

Nous ne communiquerons pas à un tiers les Renseignements Personnels que nous détenons sur autrui, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne le prévoie.

Le consentement à la communication par un tiers de Renseignements Personnels peut être donné par la personne concernée au Groupe Paco pour qu’il les recueille auprès de ce tiers.

Le Groupe Paco peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un Renseignement Personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise qu’il confie à cette personne ou à cet organisme. Le Groupe Paco confiera alors le mandat ou le contrat par écrit, et indiquera dans celui-ci les mesures que le mandataire ou l’exécutant du contrat doit prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel du Renseignement Personnel communiqué, pour que ce Renseignement Personnel ne soit utilisé que dans l’exercice de son mandat ou l’exécution de son contrat et pour qu’il ne le conserve pas après son expiration, sous réserve des mesures prévues par la loi.

Une personne ou un organisme qui exerce un mandat ou qui exécute un tel contrat de service ou d’entreprise devra aviser sans délai le Responsable de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité du Renseignement Personnel communiqué et il doit également permettre au Responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

a. Communication dans le cadre d’une transaction commerciale

Il est possible que le Groupe Paco doive communiquer un Renseignement Personnel lorsque celui-ci est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale à laquelle il est partie. Une transaction commerciale s’entend dans la présente Politique comme étant l’aliénation ou la location de tout ou partie du Groupe Paco ou des actifs dont il dispose, d’une modification de sa structure juridique par fusion ou autrement, de l’obtention d’un prêt ou de toute autre forme de financement par celle-ci ou d’une sûreté prise pour garantir l’une de ces obligations.

Dans cette situation, le Groupe Paco peut alors communiquer un tel Renseignement Personnel à l’autre partie de la transaction, sans le consentement de la personne concernée.

Le cas échéant, le Groupe Paco aura conclu préalablement avec l’autre partie une entente stipulant notamment que cette dernière partie s’engage :

À n’utiliser le Renseignement Personnel qu’aux seules fins de la conclusion de la transaction commerciale;
À ne pas communiquer le Renseignement Personnel sans le consentement de la personne concernée, à moins d’y être autorisée par la loi;
À prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère confidentiel du Renseignement Personnel;
À détruire le Renseignement Personnel si la transaction commerciale n’est pas conclue ou si l’utilisation de celui-ci n’est plus nécessaire aux fins de la conclusion de la transaction commerciale.

De même, lorsque le Groupe Paco conclue une transaction commerciale et souhaite continuer d’utiliser le Renseignement Personnel ou le communiquer, le Groupe Paco n’utilisera ou ne communiquera un tel Renseignement Personnel qu’en conformité avec la loi. Dans un délai raisonnable à la suite de la conclusion d’une transaction commerciale par le biais de laquelle le Groupe Paco obtiendrait un Renseignement Personnel, le Groupe Paco avisera la personne concernée qu’il détient maintenant un Renseignement Personnel la concernant en raison de ladite transaction commerciale.

b. Communication à des fins d’études, de recherche et de production de statistiques

Sous certaines conditions, le Groupe Paco peut communiquer des Renseignements Personnels sans le consentement des personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces Renseignements Personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques.

Au préalable, le Groupe Paco doit effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cette évaluation doit conclure que :

L’objectif de l’étude, de la recherche ou de la production de statistiques ne peut être atteint que si les Renseignements Personnels sont communiqués sous une forme permettant d’identifier les personnes concernées;
Il est déraisonnable d’exiger que la personne ou l’organisme obtienne le consentement des personnes concernées;
L’objectif de l’étude, de la recherche ou de la production de statistiques l’emporte, eu égard à l’intérêt public, sur l’impact de la communication et de l’utilisation des Renseignements Personnels sur la vie privée des personnes concernées;
Les Renseignements Personnels sont utilisés de manière à en assurer la confidentialité;
Seuls les Renseignements Personnels nécessaires sont communiqués.

Le Groupe Paco refusera toute demande non conforme aux modalités prévues à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé de la part d’une personne ou d’un organisme qui souhaite utiliser ces Renseignements Personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques.

Si le Groupe Paco communique de tels Renseignements Personnels conformément à la présente Politique, il doit préalablement conclure avec la personne ou l’organisme à qui il les transmet une entente stipulant notamment que ces Renseignements Personnels :

Ne peuvent être rendus accessibles qu’aux personnes à qui leur connaissance est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et ayant signé un engagement de confidentialité;
Ne peuvent être utilisés à des fins différentes de celles prévues à la présentation détaillée des activités de recherche;
Ne peuvent être appariés avec tout autre fichier de renseignements non prévu à la présentation détaillée des activités de recherche;
Ne peuvent être communiqués, publiés ou autrement diffusés sous une forme permettant d’identifier les personnes concernées.

Cette entente doit également:

Prévoir les informations devant être communiquées aux personnes concernées lorsque les Renseignements Personnels les concernant sont utilisés pour les rejoindre en vue de leur participation à l’étude ou à la recherche;
Prévoir des mesures pour assurer la protection des Renseignements Personnels;
Déterminer un délai de conservation des Renseignements Personnels;
Prévoir l’obligation d’aviser la personne qui communique les Renseignements Personnels de la destruction de ceux-ci;
Prévoir que la personne qui communique les Renseignements Personnels et la Commission d’accès à l’information du Québec doivent être avisées sans délai:
- Du non-respect de toute condition prévue à l’entente;
- De tout manquement aux mesures de protection prévues à l’entente;
- De tout événement susceptible de porter atteinte à la confidentialité des Renseignements Personnels.

L’entente ci-haut mentionnée est alors transmise à la Commission d’accès à l’information du Québec, et entre en vigueur 30 jours après sa réception par celle-ci.

8. CONSERVATION

Le Groupe Paco ne conserve les Renseignements Personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues à la présente Politique. Nous nous conformons notamment à toutes les exigences légales de conservation des Renseignements Personnels en termes de durée.

À titre d’exemple, les Renseignements Personnels sensibles que nous conservons lors du processus de recrutement d’emploi seront conservés pendant ce processus et détruits ensuite.

Les Renseignements Personnels que nous utilisons pour vous recontacter à la suite de votre demande d’informations sont utilisés le temps que l’on vous recontacte Le cas échéant, les Renseignements Personnels en question seront alors anonymisés de la manière appropriée en fonction des besoins correspondant de ces statistiques internes.

Nos méthodes de conservation des Renseignements Personnels sont adaptées en fonction de leur nature et du support sur lequel ils se trouvent. Le Groupe Paco prend les moyens raisonnables nécessaire à assurer la conservation de l’ensemble des Renseignements Personnels qu’il détient.

9. DÉPERSONNALISATION

Le Groupe Paco prend les mesures raisonnables afin de limiter les risques que quiconque procède à l’identification d’une personne physique à partir de renseignements dépersonnalisés.

Au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un Renseignement Personnel est dépersonnalisé lorsqu’il ne permet plus d’identifier directement la personne concernée;

10. ANONYMISATION ET DESTRUCTION

Lorsque les fins auxquelles un Renseignement Personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, le Groupe Paco le détruit ou l’anonymise pour l’utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi.

Les Renseignements Personnels anonymisés en vertu de la présente Politique le seront selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères et modalités déterminés par les obligations légales du Groupe Paco.

Au sens de la présente Politique, anonymiser un Renseignement Personnel se comprend de l’action de rendre raisonnablement prévisible dans les circonstances qu’un Renseignement Personnel concernant une personne physique ne permette plus d’identifier directement ou indirectement cette personne, dans les circonstances visées, et de façon irréversible.

11. DROITS RELATIFS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

a. Droit d’accès par les personnes concernées

Sur demande de toute personne concernée, le Groupe Paco lui confirme l’existence d’un Renseignement Personnel à son sujet s’il détient un tel Renseignement Personnel, et lui en donne communication en lui permettant d’obtenir une copie sous forme d’une transcription écrite et intelligible.

Il l’informe également, sur demande, des Renseignements Personnels recueillis auprès de celle-ci, des catégories de personnes qui ont accès à ces Renseignements Personnels au sein du Groupe Paco, de la durée de conservation de ces Renseignements Personnels, ainsi que des coordonnées du Responsable.

Le Groupe Paco transmet l’information à la personne concernée en termes simples et clairs, quel que soit le moyen utilisé pour recueillir les Renseignements Personnels. Lorsque le requérant est une personne handicapée, des mesures d’accommodations raisonnables seront prises, sur demande, pour lui permettre d’exercer son droit d’accès tel que prévu dans la présente Politique.

i. Exceptions au droit d’accès

Malgré ce qui précède, lorsqu’il détient un dossier qu’il a constitué sur une personne concernée, le Groupe Paco peut lui en refuser la consultation dans le seul cas où il en résulterait un préjudice grave pour sa santé et à condition pour le Groupe Paco d’offrir à celle-ci de désigner un professionnel du domaine de la santé de son choix pour recevoir communication de tels Renseignements Personnels et de les communiquer à ce dernier.

Par ailleurs, le Groupe Paco peut refuser de communiquer à une personne un Renseignement Personnel la concernant lorsque la divulgation du Renseignement Personnel risquerait vraisemblablement :

De nuire à une enquête menée par son service de sécurité interne ayant pour objet de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions à la loi ou, pour son compte, par un service externe ayant le même objet ou un titulaire de permis d’agence de gardiennage ou d’agence d’investigation délivré conformément à la Loi sur la sécurité privée ;
D’avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle le Groupe Paco ou la personne concernée a un intérêt.

Le Groupe Paco refuse de donner communication à une personne d’un Renseignement Personnel la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un Renseignement Personnel sur un tiers ou l’existence d’un tel Renseignement Personnel et que cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, à moins que ce dernier ne consente à sa communication ou qu’il ne s’agisse d’un cas d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.

Le Groupe Paco refuse de donner communication d’un Renseignement Personnel au liquidateur de la succession, au bénéficiaire d’une assurance-vie ou d’une indemnité de décès, à l’héritier ou au successible de la personne concernée par ce Renseignement Personnel, à moins que cette communication ne mette en cause les intérêts et les droits de la personne qui le demande à titre de liquidateur, de bénéficiaire, d’héritier ou de successible. Cependant, le Groupe Paco peut communiquer au conjoint ou à un proche parent d’une personne décédée un Renseignement Personnel qu’il détient concernant cette personne, si la connaissance de ce Renseignement Personnel est susceptible d’aider le requérant dans son processus de deuil et que la personne décédée n’a pas consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès.

b. Droit à la rectification

Sur demande de toute personne concernée, le Groupe Paco rectifiera le Renseignement Personnel la concernant qui est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi.

Lorsque le Responsable acquiesce à une demande de rectification, il délivre sans frais à la personne qui l’a faite une copie de tout Renseignement Personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation de la suppression d’un tel Renseignement Personnel.

Le Responsable notifie sans délai la rectification à toute personne qui a reçu les Renseignements Personnels dans les six mois précédents et, le cas échéant, à la personne de qui elle les tient. Il en est de même de la demande de rectification, si elle est contestée.

c. Droit de retrait

Sur demande de toute personne concernée, le Groupe Paco cessera la diffusion d’un Renseignement Personnel ou désindexera tout hyperlien rattaché à son nom permettant d’y accéder par moyen technologique lorsque la diffusion de ce Renseignement Personnel contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

Sur demande de toute personne concernée, le Groupe Paco fera de même, ou encore s’assurera que l’hyperlien permettant d’accéder à ce Renseignement Personnel soit réindexé lorsque les conditions suivantes sont réunies :

La diffusion de ce Renseignement Personnel cause un préjudice grave à la personne concernée relativement au droit au respect de sa réputation ou de sa vie privée;
Ce préjudice est manifestement supérieur à l’intérêt du public de connaître ce Renseignement Personnel ou à l’intérêt de toute personne de s’exprimer librement;
La cessation de la diffusion, la réindexation ou la désindexation demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice.

Dans l’évaluation des critères ci-haut énoncés, le Groupe Paco tient notamment compte du fait que la personne concernée est une personnalité publique, que le Renseignement Personnel concerne la personne alors qu’elle est mineure, qu’il est à jour ou exact, de sa sensibilité, du contexte général dans lequel s’effectue sa diffusion, du délai écoulé entre sa diffusion et la demande faite par la personne concernée en vertu de la présente Politique, et, si le Renseignement Personnel concerne une procédure criminelle ou pénale, de l’obtention d’un pardon ou de l’application d’une restriction à l’accessibilité des registres des tribunaux judiciaires.

d. Demande visant à exercer l’un de ces droits

Afin de procéder à une demande d’accès ou de rectification d’un Renseignement Personnel, une personne doit procéder par écrit à une telle demande adressée au Responsable en justifiant de son identité à titre de personne concernée ou à l’un ou plusieurs des titres suivants en lien avec la personne concernée :

Représentant ;
Héritier ou successible ;
Liquidateur de la succession ;
Bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès;
Titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé;
Le conjoint ou de proche parent d’une personne décédée, si la connaissance de ce Renseignement Personnel est susceptible d’aider le requérant dans son processus de deuil et que la personne décédée n’a pas consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès.

Lorsque la demande n’est pas suffisamment précise ou lorsqu’une personne le requiert, le Responsable doit prêter assistance pour identifier les Renseignements Personnels recherchés.

Ce qui précède ne doit pas être interprété comme restreignant la communication à une personne d’un Renseignement Personnel la concernant ou sa rectification résultant de la prestation d’un service à lui rendre.

Le Responsable répond par écrit à la demande d’accès ou de rectification, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.

À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, le Responsable est réputé avoir refusé d’y acquiescer.

Lorsque le Groupe Paco détient un Renseignement Personnel faisant l’objet d’une demande d’accès ou de rectification et qu’il n’acquiesce pas à cette demande, il le conserve le temps requis pour permettre à la personne concernée d’épuiser les recours prévus par la loi.

Le Responsable motive tout refus d’acquiescer à une demande et indique la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, les recours qui s’offrent au requérant en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Il prête également assistance au requérant qui le demande pour l’aider à comprendre le refus.

Une demande de retrait en vertu de la présente Politique suit la même procédure que pour une demande d’accès ou de rectification, avec les adaptations nécessaires. Lorsqu’il acquiesce à la demande, le Responsable atteste, dans sa réponse écrite, de la cessation de la diffusion du Renseignement Personnel ou de la désindexation ou de la réindexation de l’hyperlien.

e. Frais applicables

L’accès aux Renseignements Personnels auprès du Groupe Paco est gratuit. Toutefois, le Groupe Paco peut exiger des frais raisonnables de la part du requérant pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces Renseignements Personnels.

Lorsque le Groupe Paco entend exiger des frais en vertu de la présente Politique, il informe le requérant du montant approximatif exigible, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission de ces Renseignements Personnels.

12. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Le Groupe Paco prend la protection des Renseignements Personnels très au sérieux. Si le Groupe Paco a des motifs de croire qu’il s’est produit un Incident de Confidentialité impliquant un Renseignement Personnel qu’il détient, le Groupe Paco s’engage à prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux Incidents de Confidentialité de même nature ne se produisent.

Au sens de la présente Politique, un « Incident de Confidentialité » se définit comme l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisé par la loi à un Renseignement Personnel, la perte d’un Renseignement Personnel ou toute autre atteinte à sa protection.

Si l’Incident de Confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, le Groupe Paco s’engage avec diligence à aviser la Commission d’accès à l’information du Québec. Le Groupe Paco s’engage également à aviser toute personne dont un Renseignement Personnel est concerné par l’Incident de Confidentialité, le cas échéant, ainsi que toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les Renseignements Personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Dans le dernier cas, le Responsable enregistrera la communication.

Malgré ce qui précède, une personne dont un Renseignement Personnel est concerné par l’Incident de Confidentialité ne sera pas avisée si cela est susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.

Lorsque le Groupe Paco évalue conjointement avec le Responsable le risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un Renseignement Personnel est concerné par un Incident de Confidentialité, il considère notamment la sensibilité du Renseignement Personnel concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.

Par ailleurs, le Groupe Paco tient un registre des Incidents de Confidentialité.

13. RECOURS ET PLAINTES

Pour toute plainte relative à l’interprétation ou à l’application de la présente Politique, ou concernant vos Renseignements Personnels en lien avec le Groupe Paco, nous vous invitons à procéder par le biais d’une demande écrite adressée au Responsable. Votre plainte sera traitée dans les meilleurs délais, et le Groupe Paco prendra les moyens raisonnables visant à remédier à la situation.

D’autre part, toute personne intéressée peut soumettre à la Commission d’accès à l’information du Québec une demande d’examen de mésentente relative à l’application d’une disposition législative portant sur l’accès ou la rectification d’un Renseignement Personnel, ou sur l’application de l’article 28.1. de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Le Groupe Paco, lorsqu’il détient des Renseignements Personnels sur autrui, peut demander à la Commission d’accès à l’information du Québec de l’autoriser à ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique ou de demandes qui, de l’avis de la Commission d’accès à l’information du Québec, ne sont pas conformes à l’objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le Groupe Paco peut aussi demander à la Commission d’accès à l’information du Québec de circonscrire la demande du requérant ou de prolonger le délai dans lequel le Groupe Paco doit répondre.

Le Groupe Paco transmet une telle demande à la Commission d’accès à l’information du Québec au plus tard dans les 30 jours à compter de la date de réception de la dernière demande du requérant.

Le Groupe Paco collabore avec la Commission d’accès à l’information du Québec, et lui fournit les renseignements et informations qu’elle requiert en vertu de la loi en temps opportun.